ALIANZAS

HECTOR PORTALES GOMEZ es D. in Logistics Management y Director de Postgrado en Logística de la Universidad Mayor, a partir de esta edición, nos escribirá sobre diversos temas relacionados con la Logistica, como el conjunto integral de secuencias para lograr un buen procesos de abastecimiento.

¿Cuáles son las características de un buen Gerente de Compras?

No, hay ningún rasgo o combinación de rasgos que garantice el éxito. Casi todos los gerentes que han triunfado reaccionan con descontento ante los bloques de conocimiento, progreso y mejora. Sin embargo, hay dos cualidades que parecen ser comunes a todos los buenos administradores: el don de inducir y alentar a otros a hacer cosas y el impulso para trabajar dura y tenazmente cuando están bajo presión. Un gerente tiene que ser muy hábil en el arte de la comunicación,  tiene que estar consiente de sus pensamientos y palabras y de su efecto en los demás. Tiene que ser honrado, leal, confiable, conocer su labor, tener el conocimiento Logístico a toda prueba, ser mesuro so, inteligente y maduro y poseer buen juicio. En estos aspectos, el gerente de compras no se diferencia de ningún otro buen gerente.

No obstante, existen muchas otras características que conducen especialmente al éxito en la administración de compras. Predominante entre ellas, tenemos la flexibilidad, la rara cualidad de cambiar rápidamente de pensamiento. Compras exige a menudo una actividad febril, acosada por una gran variedad de problemas: estudios de costos, negociaciones con los proveedores, entrevistas y polémicas con ellos cuando por mala calidad o entregas a destiempo tiene que girar visitas rápidas y, a menudo, intempestivas a las fábricas o lugar de trabajo de los proveedores. Tiene que ser rudo y al mismo tiempo, elocuente al defender su caso cuando es necesario, para obtener un trato preferente. Con frecuencia el gerente de compras pasa sin transición de una sesión borrascosa a una entrevista cordial con el vendedor de un proveedor influyente. A veces, recibe un sermón de un compañero ejecutivo, disgustado porque sus compradores no han intervenido oportunamente en un problema de producción y luego tiene que persuadir a sus subordinados de que hagan el trabajo. Todos estos son gajes del oficio, y un hombre que no puede hacer transiciones rápidas será muy infeliz como gerente de compras.

La resistencia al cambio es básica en la naturaleza humana y hace que nos aferremos a normas establecidas. De no ser así, tendríamos constantemente que estar tomando decisiones en muchos asuntos de rutina. La mente sistematiza gradualmente y relega al hábito las acciones y los pensamientos que se repiten, a fin de poder confrontar nuevas, experiencia. Pero este excelente rasgo humano crea un problema administrativo cuando se trata con gente que quiere “hacer las cosas en la forma que siempre se han hecho”. Necesitamos mucha flexibilidad para mantener las normas establecidas de juicio y al mismo tiempo aceptar las nuevas ideas. Así pues, la flexibilidad es vital para el gerente de compras si desea adaptarse a las condiciones cambiantes de su cargo.

Pero lo más importante de todo es poseer el don de estimular a los subordinados a rendir su mejor esfuerzo, en pocas palabras, crear un grupo eficiente. Por consiguiente, ayudar a los compradores a vender sus ideas. Un departamento donde todos los compradores venden buenas compras ganará a aquél donde sólo el gerente trata de venderlas. Un grupo de compradores puede estar constituido por individuos bastante capaces, pero hasta que éstos cooperen como una unidad no será un buen departamento. Esta fusión de hombres en un grupo coherente es labor del gerente de compras. Este tiene que reconocer el deseo básico de todo individuo de ayudar, y tiene que hacer sentir a sus subordinados que son importantes como parte de la compañía. Todos deben superarse al máximo, y debe brindárseles apoyo mientras contribuyen como miembros eficaces de la organización. Si el gerente de compras quiere triunfar, tiene que dedicar casi todos sus esfuerzos a esa función administrativa y debe delegar,  la mayor parte de las decisiones de compras. En esta forma concederá a cada hombre la libertad de contribuir al máximo a  los resultados finales, en vez de frenarlos con métodos didácticos.

La  comprensión de los puntos de vista y de los problemas de los demás es característica de una buena administración. Para esto, será de gran ayuda hablar el idioma de los demás. Deben contestarse las preguntas que no se hacen, tales como: “¿En qué me beneficiará?” No debe titubearse en alabar o corregir cuando sea necesario. Deben evitarse por adelantado los rumores informando a las personas clave sobre los cambios importantes que puedan afectarles.

Es preciso enviar un hombre a cada reunión donde compras debe estar representada. Generalmente, en esas reuniones se discuten costos, calidad  y servicios, durante las mismas, es natural que los asuntos de compras graviten alrededor del gerente de compras o su representante y brinden muchas oportunidades, no sólo para que los subordinados se familiaricen con las necesidades y problemas totales de la compañía, sino para que la administración en general conozca el personal de compras y su trabajo. Cuando plantean los problemas, hay la oportunidad de actuar, y aquellos que los resuelven consistentemente serán invitados de nuevo para que ayuden a alcanzar los objetivos administrativos.

Cuando a un grupo de gerente de compras de alto nivel se le pregunto qué se necesitaba para ser un buen gerente de compras, la reacción casi unánime fue, “lo mismo que para ser un buen gerente de cualquier cosa”. Cuando a estos hombres se les siguió preguntando si podrían dirigir con igual facilidad ingeniería o ventas, algunos titubearon, pero la mayoría respondió, “Después que estuviera bien empapado del asunto, sí”. Y ésta parece ser la respuesta acertada. “Es el hecho singular mas antiguo del conocimiento administrativo que si no se tiene al hombre adecuado, no se logran resultados. La diferencia entre el hombre adecuado y el hombre inadecuado es en gran parte la diferencia sobre el punto de vista acerca de lo que debe  hacerse para realizar una buena labor. El hombre adecuado sabe qué instrumentos debe utilizar para llevar  a cabo la labor.”

Para triunfar como gerente de compras, se necesita un gran cúmulo de conocimientos especializados, pero debe también llevarse  una vida equilibrada como persona integra. De lo contario, el resultado será quizá un hombre que ha llegado a la cima y que, sin embargo, no ha triunfado.